Anda bekerja dengan dokumen, presentasi,
grafis, dan file lainnya sepanjang hari dan kemungkinan besar, Anda
memiliki banyak file. Dan itu berarti butuh waktu untuk menemukan
dokumen yang Anda butuhkan. File tersebut dapat ditemukan dengan
beberapa menit di sini, dan beberapa menit di sana.
Tapi ada cara yang lebih baik untuk
menghentikan kekacauan file-file Anda dengan mengelola secara lebih
efektif. Digital file tidak berbeda dari file-file kertas, dan jika Anda
tidak memiliki metode yang baik untuk mengorganisasi file, maka akan
membingungkan anda dalam pencarian file.
Apakah Anda menyimpan file Anda di hard
drive komputer Anda atau lokasi jaringan bersama, tips-tips akan
membantu Anda menghemat waktu dan sakit kepala untuk mencari file.
8 tips tersebut antaralain :
1. Gunakan Dokumen.
Untuk berbagai alasan, hal yang biasa untuk mencari file dari fitur
Dokumen (Dokumen dalam Windows 7 dan Windows Vista, dan My Documents
pada Windows XP. Untuk membuka Dokumen di Windows, klik Start, dan
kemudian Dokumen klik. Dan menemukan cara yang mudah untuk Anda untuk
menyimpan dokumen pribadi Anda.
Dengan menggunakan Dokumen, Anda akan lebih mampu untuk:
- Cari file (Fine Files). Windows
menyediakan akses mudah ke folder Documents (dan subfolder-nya) di
banyak tempat: melalui menu Start, tugas panel di Windows Explorer,
umumnya dengan File Open dan Save File kotak dialog, dan tempat-tempat
lain.
- Back up file. Anda harus up file secara
teratur dan menjaga semua file Anda dalam satu tempat untuk membantu
membuat cadangan file.
- Simpan file yang terpisah dari program.
Dengan memisahkan file dokumen dan program file Anda mengurangi risiko
untuk tidak sengaja menghapus dokumen Anda saat Anda menginstal,
uninstall atau mengupgrade program.
2. Mengadopsi
metode yang konsisten untuk penamaan file dan folder. Mengembangkan
skema penamaan untuk jenis file yang Anda buat paling sering dan
kemudian melaksanakannya dengan disiplin.
3. Simpan nama File yang Singkat.
Meskipun Windows memungkinkan Anda untuk menggunakan nama berkas yang
panjang, tidak selalu berarti Anda harus melakukannya. nama file panjang
lebih sulit untuk dibaca. Biarkan struktur folder Anda melakukan
beberapa penamaan tersebut.
4. Pisahkan pekerjaan
yang sedang berlangsung dan yang sudah diselesaikan. Untuk menjaga
Dokumen folder dari file tersebut menjadi terlalu berat, gunakan hanya
untuk file Anda yang sedang aktif bekerja. Akibatnya, Anda dapat
mengurangi jumlah file yang Anda butuhkan untuk mencari dari sejumlah
data yang Anda butuhkan untuk dibuka. Setiap bulan atau lebih, anda
harus memindahkan file Anda yang tidak berada pada folder yang
seharusnya, misalnya folder pada desktop Anda, folder Arsip khusus,
flash drive, hard drive eksternal, atau bahkan di CD.
5. Tempat Penyimpanan.
Membatasi folder untuk jenis dokumen tunggal (atau terutama satu jenis)
memungkinkan Anda untuk mengambil keuntungan dari folder template di
Windows Explorer. Hal ini membuat lebih mudah bagi Anda untuk menemukan
file. Sebagai contoh, file grafis Anda dapat simpan dalam satu folder,
file dokumen Word anda simpan dalam folder Word, dll hal ini akan sangat
mudahkan anda untuk mencari file anda pada komputer.
6. Hindari struktur folder yang besar.
Jika Anda harus menempatkan begitu banyak subfolder dalam folder dan
Anda tidak dapat melihat semua sub folder dengan sekilas,
mempertimbangkan untuk membuat menu abjad.
7. Gunakan cara pintas dan link jalan pintas,
bukan beberapa salinan. Jika Anda perlu untuk sampai ke file yang sama
dari berbagai lokasi, jangan membuat salinan file. Buat cara pintas
untuk itu sebagai gantinya. Untuk membuat shortcut, klik kanan pada file
dan klik Buat Shortcut. Anda dapat drop dan drag shortcut ke lokasi
lain.
8. Cepat ke item yang Anda gunakan setiap hari.
Langsung Daftar, fitur baru yang menyenangkan di Wndows 7, adalah
daftar item baru dibuka, seperti file, folder atau situs web yang
diselenggarakan oleh program yang Anda gunakan untuk membukanya. Anda
dapat menggunakan Daftar Langsung untuk membuka item. Dan Anda juga
dapat pin favorit ke Daftar Langsung.
sumber :http://dunovteck.wordpress.com/2010/07/28/8-tips-untuk-mengelola-file-anda-dengan-lebih-baik/
